Política de Compliance

A presente Política de Compliance estabelece os princípios, diretrizes e mecanismos destinados a promover a integridade institucional, a conformidade legal e regulatória, a prevenção de riscos e o fortalecimento da governança da HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE.

Seu objetivo é assegurar que as atividades desenvolvidas pela cooperativa sejam conduzidas em conformidade com a legislação aplicável, com os princípios cooperativistas, com os compromissos assumidos perante pacientes, clientes, parceiros institucionais e órgãos reguladores, bem como com as normas internas que disciplinam sua atuação.

Por meio desta Política, a cooperativa reafirma seu compromisso com a ética, a transparência, a responsabilidade, a prevenção de irregularidades, a gestão de riscos e a melhoria contínua de seus processos, promovendo uma cultura organizacional orientada pela integridade e pelo cumprimento das normas aplicáveis.

Esta Política aplica-se a todas as pessoas que, de forma direta ou indireta, exerçam atividades relacionadas à HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE ou atuem em seu nome, representação ou interesse, observadas as responsabilidades inerentes a cada função ou relação jurídica.

Estão sujeitos às disposições desta Política, entre outros:

I – cooperados;

II – membros da Diretoria e dos Conselhos;

III – colaboradores internos;

IV – prestadores de serviços;

V – fornecedores e parceiros institucionais, quando aplicável;

VI – terceiros que atuem em nome, representação ou interesse da cooperativa.

Todos os abrangidos deverão conhecer, observar e contribuir para o cumprimento desta Política, adotando condutas compatíveis com os princípios de integridade, transparência, legalidade e responsabilidade que orientam as atividades da cooperativa.

O Programa de Compliance da HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE fundamenta-se em princípios destinados a orientar a tomada de decisões, a gestão de riscos, o cumprimento das normas aplicáveis e a promoção de uma cultura organizacional pautada pela integridade e pela responsabilidade institucional.

Constituem princípios desta Política:

I – Legalidade, mediante o cumprimento da legislação vigente, das normas regulamentares, das obrigações contratuais e das diretrizes internas da cooperativa;

II – Ética e Integridade, promovendo atuação honesta, leal, imparcial e compatível com os valores institucionais e com o Código de Ética e Conduta;

III – Transparência, assegurando relações claras, responsáveis e baseadas na boa-fé com cooperados, colaboradores, pacientes, clientes, parceiros e órgãos de fiscalização;

IV – Responsabilidade e Prestação de Contas (Accountability), estimulando que todos assumam responsabilidade por suas decisões, atos e omissões, contribuindo para a adequada gestão institucional;

V – Prevenção e Gestão de Riscos, mediante a identificação, avaliação, tratamento e monitoramento dos riscos relacionados às atividades da cooperativa;

VI – Proteção de Dados e Confidencialidade, garantindo o tratamento adequado das informações e dos dados pessoais, especialmente daqueles classificados como sensíveis, em conformidade com a legislação aplicável;

VII – Melhoria Contínua, promovendo o aperfeiçoamento permanente dos processos internos, controles, procedimentos e práticas de governança;

VIII – Respeito aos Princípios Cooperativistas, observando os valores que orientam o cooperativismo, a autonomia dos cooperados, a gestão democrática e a atuação em benefício coletivo.

A HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE compromete-se a desenvolver e aperfeiçoar continuamente seu Programa de Compliance, adotando medidas destinadas à prevenção de irregularidades, à gestão de riscos e ao fortalecimento da integridade institucional, em conformidade com a legislação aplicável e com as boas práticas de governança.

Para esse fim, a cooperativa compromete-se a:

I – cumprir e promover o cumprimento da legislação, das normas regulamentares, das obrigações contratuais e das políticas e regulamentos internos aplicáveis às suas atividades;

II – manter ambiente institucional pautado pela ética, integridade, transparência, respeito às pessoas e valorização da cultura de conformidade;

III – implementar e aperfeiçoar controles internos, procedimentos e mecanismos destinados à prevenção, identificação e mitigação de riscos relacionados às atividades da cooperativa;

IV – promover a qualidade dos serviços e a segurança assistencial, incentivando a adoção de boas práticas voltadas à proteção dos pacientes e à melhoria contínua dos processos;

V – proteger as informações institucionais, os dados pessoais e os dados pessoais sensíveis tratados pela cooperativa, observando a legislação aplicável e os princípios da confidencialidade e da segurança da informação;

VI – identificar, avaliar, monitorar e tratar os riscos operacionais, regulatórios, reputacionais, financeiros e assistenciais relacionados às atividades desenvolvidas pela cooperativa;

VII – incentivar a capacitação contínua dos cooperados, dirigentes, colaboradores e demais pessoas abrangidas por esta Política, promovendo ações de orientação e conscientização sobre ética, compliance e boas práticas institucionais;

VIII – disponibilizar mecanismos adequados para o recebimento, análise e tratamento de comunicações de irregularidades, assegurando a confidencialidade das informações e a vedação de retaliações contra comunicantes de boa-fé, na forma prevista na Política do Canal de Denúncias.

O cumprimento desta Política constitui responsabilidade compartilhada de todas as pessoas abrangidas por sua aplicação. Cada cooperado, dirigente, conselheiro, colaborador, prestador de serviços ou terceiro deverá atuar de forma ética, íntegra e diligente, contribuindo para a efetividade do Programa de Compliance e para a preservação da credibilidade institucional da cooperativa.

Nesse contexto, todos deverão:

I – cumprir a legislação aplicável, o Estatuto Social, o Código de Ética e Conduta, esta Política de Compliance, os regulamentos internos e as demais normas institucionais relacionadas às suas atividades;

II – atuar com honestidade, boa-fé, transparência, imparcialidade e responsabilidade no exercício de suas atribuições, preservando os interesses institucionais da cooperativa;

III – comunicar, pelos canais institucionais competentes, situações que possam representar irregularidades, violações éticas, conflitos de interesses, fraudes, riscos ou descumprimento das normas aplicáveis;

IV – colaborar com auditorias, fiscalizações, processos de homologação, inspeções e demais procedimentos internos ou externos relacionados às atividades da cooperativa, fornecendo informações verdadeiras e completas quando solicitadas;

V – preservar a integridade, autenticidade, confidencialidade e adequada conservação dos documentos, registros e informações relacionados às atividades desenvolvidas, observadas as normas legais e institucionais aplicáveis;

VI – participar, sempre que convocados ou disponibilizados pela cooperativa, de ações de orientação, capacitação e atualização relacionadas à ética, compliance, proteção de dados, segurança assistencial e demais temas relevantes ao exercício de suas atividades.

A HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE desenvolverá suas atividades em conformidade com a legislação vigente, as normas regulamentares, as obrigações contratuais e os demais instrumentos normativos aplicáveis às suas operações, buscando assegurar segurança jurídica, qualidade assistencial e integridade institucional.

Para esse fim, a cooperativa observará, entre outras, as seguintes normas e diretrizes:

I – a legislação aplicável às cooperativas de trabalho e ao cooperativismo;

II – a legislação sanitária, as normas expedidas pelos órgãos de vigilância sanitária e demais autoridades competentes relacionadas à prestação de serviços de saúde;

III – a legislação tributária e as obrigações fiscais aplicáveis às atividades da cooperativa;

IV – as normas éticas e regulamentares editadas pelos conselhos profissionais competentes para as categorias que integram a cooperativa;

V – a legislação trabalhista e previdenciária aplicável às relações jurídicas mantidas pela cooperativa, observadas as peculiaridades do regime cooperativista;

VI – a legislação relativa à proteção de dados pessoais, à privacidade e à segurança da informação;

VII – as obrigações contratuais assumidas perante pacientes, clientes, tomadores de serviços, parceiros institucionais e demais partes interessadas;

VIII – o Estatuto Social, o Código de Ética e Conduta, esta Política de Compliance e os demais regulamentos internos da cooperativa.

IX – as recomendações e boas práticas de governança, compliance e gestão de riscos aplicáveis ao setor de saúde, sempre que compatíveis com a realidade da cooperativa.

A HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE reconhece a gestão de riscos como elemento essencial de seu Programa de Compliance e de sua governança institucional, adotando medidas destinadas à identificação, avaliação, prevenção, tratamento, monitoramento e mitigação dos riscos inerentes às suas atividades.

A gestão de riscos deverá considerar, sempre que aplicável, a natureza, a complexidade e o impacto das operações desenvolvidas pela cooperativa, buscando preservar a integridade institucional, a segurança assistencial, a conformidade regulatória e a continuidade dos serviços prestados.

Para os fins desta Política, poderão ser objeto de monitoramento, entre outros:

I – riscos regulatórios, relacionados ao descumprimento da legislação, normas regulamentares, obrigações contratuais e determinações dos órgãos competentes;

II – riscos assistenciais, capazes de comprometer a qualidade da assistência, a segurança do paciente ou a continuidade dos serviços prestados;

III – riscos operacionais, decorrentes de falhas em processos, controles internos, sistemas, procedimentos ou recursos utilizados pela cooperativa;

IV – riscos reputacionais, relacionados a condutas ou acontecimentos que possam afetar a credibilidade, a imagem institucional ou a confiança depositada na cooperativa por pacientes, clientes, cooperados, parceiros ou pela sociedade;

V – riscos financeiros e patrimoniais, relacionados à gestão dos recursos da cooperativa, pagamentos, controles financeiros e demais aspectos econômicos de suas atividades;

VI – riscos relacionados à proteção de dados pessoais e à segurança da informação, envolvendo o tratamento inadequado de informações, incidentes de segurança ou violações à confidencialidade;

VII – riscos decorrentes de fraudes, conflitos de interesses, irregularidades ou outras condutas incompatíveis com esta Política, com o Código de Ética e com a legislação aplicável.

Sempre que identificados riscos relevantes, a cooperativa poderá adotar medidas preventivas, corretivas ou de mitigação, incluindo a revisão de procedimentos internos, implementação de controles adicionais, realização de auditorias, capacitações, monitoramentos ou quaisquer outras providências compatíveis com a natureza do risco identificado.

A gestão de riscos constitui processo contínuo e será periodicamente revisada, de modo a assegurar a efetividade do Programa de Compliance e o aperfeiçoamento permanente das práticas de governança da cooperativa.

A HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE manterá mecanismos de controle interno destinados a assegurar a conformidade de suas atividades, a confiabilidade de seus processos, a prevenção de irregularidades e o fortalecimento da governança institucional.

Os controles internos deverão ser continuamente avaliados e aperfeiçoados, observando a natureza, a complexidade e os riscos inerentes às atividades desenvolvidas pela cooperativa.

Para esse fim, poderão ser adotados, entre outros, os seguintes mecanismos:

I – procedimentos de cadastro, homologação, qualificação e atualização cadastral dos cooperados, prestadores de serviços e demais terceiros, conforme aplicável;

II – verificação periódica da regularidade documental, profissional e cadastral dos cooperados, incluindo registros nos respectivos conselhos profissionais, quando exigidos;

III – controles relacionados à formalização de contratos, termos de adesão, políticas institucionais e regulamentos internos;

IV – procedimentos destinados ao registro, armazenamento, rastreabilidade e preservação de documentos e informações relevantes às atividades da cooperativa;

V – mecanismos de auditoria, monitoramento, conferência e revisão de processos administrativos, operacionais, financeiros e assistenciais, sempre que considerados necessários;

VI – controles voltados à proteção de dados pessoais, à segurança da informação e à preservação da confidencialidade das informações institucionais;

VII – registro e acompanhamento de ocorrências, não conformidades, reclamações, incidentes e demais situações relevantes para o aperfeiçoamento dos processos internos;

VIII – revisão periódica das políticas, procedimentos, regulamentos e demais instrumentos normativos da cooperativa, visando sua atualização e aderência à legislação vigente e às boas práticas de governança.

Os controles internos deverão ser aplicados de forma proporcional à natureza das atividades desenvolvidas, podendo ser revisados, ampliados ou aperfeiçoados sempre que identificadas oportunidades de melhoria ou alterações no ambiente regulatório, operacional ou institucional.

A HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE reconhece que a proteção das informações, a preservação da confidencialidade e o tratamento adequado dos dados pessoais constituem elementos essenciais para a segurança assistencial, a confiança institucional e a conformidade com a legislação aplicável.

Todos os abrangidos por esta Política deverão tratar as informações obtidas em razão de suas atividades com responsabilidade, diligência e observância dos deveres de sigilo profissional e confidencialidade.

Para esse fim, deverão ser observadas, entre outras, as seguintes diretrizes:

I – tratar os dados pessoais e os dados pessoais sensíveis exclusivamente para finalidades legítimas e relacionadas às atividades desenvolvidas pela cooperativa, observada a legislação aplicável;

II – adotar medidas destinadas à preservação da confidencialidade, integridade, disponibilidade e segurança das informações sob sua responsabilidade;

III – restringir o acesso às informações apenas às pessoas que necessitem delas para o desempenho regular de suas atividades, observados os níveis de autorização estabelecidos pela cooperativa;

IV – proteger documentos físicos e eletrônicos contra perda, alteração, divulgação, acesso não autorizado ou qualquer outra forma de utilização indevida;

V – comunicar imediatamente à administração da cooperativa qualquer incidente, suspeita de violação de segurança, perda de informações ou tratamento inadequado de dados pessoais de que tenha conhecimento;

VI – observar as normas internas relacionadas à proteção de dados, segurança da informação, confidencialidade e utilização dos sistemas e recursos tecnológicos disponibilizados pela cooperativa.

A cooperativa adotará medidas administrativas, técnicas e organizacionais compatíveis com a natureza de suas atividades para promover a proteção das informações institucionais e dos dados pessoais tratados em seus processos, buscando reduzir riscos de acesso não autorizado, divulgação indevida, perda, destruição ou qualquer outra forma de tratamento incompatível com a legislação aplicável.

As disposições deste capítulo complementam, sem substituir, as obrigações previstas na legislação vigente, no Código de Ética e Conduta, no Termo de Confidencialidade e Proteção de Dados, na Política de Privacidade e Proteção de Dados da cooperativa e nos demais instrumentos internos relacionados à matéria.

A HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE adota postura de tolerância zero em relação a práticas de fraude, corrupção, favorecimento indevido, conflitos de interesses e quaisquer condutas que comprometam a integridade, a transparência ou a credibilidade de suas atividades.

A prevenção dessas condutas constitui responsabilidade compartilhada de todos os abrangidos por esta Política, que deverão atuar com ética, boa-fé, imparcialidade e observância da legislação e das normas internas da cooperativa.

Para esse fim, deverão ser observadas, entre outras, as seguintes diretrizes:

I – é vedada a prática de qualquer ato fraudulento, incluindo falsificação, adulteração, omissão ou utilização indevida de documentos, informações, registros ou sistemas relacionados às atividades da cooperativa;

II – é proibido solicitar, oferecer, prometer, autorizar ou receber vantagem indevida, benefício, comissão, presente ou qualquer outra forma de favorecimento capaz de comprometer a imparcialidade das decisões ou a integridade das relações institucionais;

III – deverão ser prevenidas e comunicadas situações de conflito de interesses, reais ou potenciais, que possam influenciar ou aparentar influenciar a atuação imparcial dos envolvidos, observadas as diretrizes estabelecidas no Código de Ética e Conduta;

IV – é vedada a utilização da estrutura, dos recursos, das informações ou da posição ocupada na cooperativa para obtenção de vantagem pessoal ou de terceiros;

V – deverão ser preservados critérios objetivos, técnicos e transparentes nos processos de seleção, contratação, distribuição de atividades, relacionamento com clientes, fornecedores, parceiros e demais terceiros;

VI – quaisquer indícios de fraude, corrupção, conflito de interesses ou outra irregularidade deverão ser prontamente comunicados pelos canais institucionais competentes, para análise e adoção das medidas cabíveis.

A cooperativa poderá adotar mecanismos de prevenção, detecção e resposta a irregularidades, incluindo controles internos, auditorias, revisões documentais, procedimentos de apuração, treinamentos e demais medidas compatíveis com seu Programa de Compliance.

Sempre que identificadas situações que representem risco à integridade institucional, a cooperativa adotará as providências cabíveis para sua mitigação, observados a legislação aplicável, o Estatuto Social, o Código de Ética, esta Política e os demais regulamentos internos.

A HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE incentiva a comunicação responsável e de boa-fé de situações que possam representar violação à legislação, ao Estatuto Social, ao Código de Ética e Conduta, a esta Política de Compliance, aos regulamentos internos ou a quaisquer outras normas aplicáveis às suas atividades.

A comunicação tempestiva de irregularidades constitui importante instrumento de prevenção, identificação e tratamento de riscos, contribuindo para o fortalecimento da cultura de integridade e para o aperfeiçoamento contínuo dos processos internos da cooperativa.

Para esse fim, deverão ser observadas as seguintes diretrizes:

I – qualquer pessoa abrangida por esta Política poderá comunicar, de boa-fé, fatos, condutas ou situações que representem ou possam representar irregularidades, fraudes, conflitos de interesses, descumprimento de normas ou quaisquer outras ocorrências incompatíveis com os princípios e diretrizes da cooperativa;

II – as comunicações deverão ser realizadas pelos canais institucionais disponibilizados pela cooperativa, observados os procedimentos estabelecidos na Política do Canal de Denúncias;

III – todas as comunicações recebidas serão analisadas com imparcialidade, independência, confidencialidade e observância dos procedimentos internos aplicáveis;

IV – a cooperativa adotará medidas destinadas à proteção dos comunicantes de boa-fé, vedando qualquer forma de retaliação, intimidação, discriminação ou tratamento prejudicial em razão da realização da comunicação ou da colaboração com procedimentos internos de apuração;

V – as comunicações deverão ser realizadas com responsabilidade, sendo vedada a utilização dos canais institucionais para apresentação deliberada de informações falsas, acusações infundadas ou qualquer outra forma de abuso.

As comunicações recebidas poderão ensejar procedimentos internos de verificação, apuração e adoção das medidas cabíveis, observadas a legislação aplicável, o Estatuto Social, o Código de Ética e Conduta, esta Política de Compliance e os demais instrumentos normativos da cooperativa.

A HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE compromete-se a monitorar continuamente a efetividade de seu Programa de Compliance, promovendo o aperfeiçoamento permanente de seus processos, controles internos, políticas institucionais e mecanismos de governança, de forma compatível com a natureza e a complexidade de suas atividades.

O monitoramento do Programa de Compliance tem por finalidade identificar oportunidades de melhoria, fortalecer a cultura de integridade, prevenir riscos e assegurar a conformidade das atividades desenvolvidas pela cooperativa com a legislação vigente e com suas normas internas.

Para esse fim, poderão ser adotadas, entre outras, as seguintes medidas:

I – avaliação periódica da efetividade desta Política de Compliance, do Código de Ética e Conduta e dos demais instrumentos normativos da cooperativa;

II – revisão e atualização dos procedimentos internos, sempre que identificadas alterações legislativas, regulatórias, operacionais ou oportunidades de aperfeiçoamento;

III – acompanhamento dos resultados obtidos por meio de auditorias, controles internos, monitoramentos, comunicações de irregularidades e demais mecanismos de governança;

IV – promoção de ações de orientação, capacitação e conscientização voltadas à ética, à integridade, à prevenção de riscos e ao fortalecimento da cultura de compliance;

V – implementação de medidas corretivas, preventivas ou de melhoria, sempre que identificadas não conformidades, fragilidades de controle ou riscos relevantes às atividades da cooperativa;

VI – incentivo à participação dos cooperados, dirigentes, colaboradores e demais pessoas abrangidas por esta Política na construção e no aperfeiçoamento contínuo das práticas de governança e compliance.

As informações obtidas por meio das atividades de monitoramento poderão subsidiar a revisão das políticas institucionais, dos regulamentos internos, dos controles adotados pela cooperativa e das demais medidas destinadas ao fortalecimento de seu Programa de Compliance.

O monitoramento e a melhoria contínua constituem processo permanente da cooperativa e deverão observar os princípios da legalidade, ética, transparência, responsabilidade, eficiência e boa governança.

A presente Política de Compliance integra o Programa de Compliance da HOME MED COOPERATIVA DE PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS DA ÁREA DA SAÚDE e deverá ser interpretada de forma sistemática e complementar ao Estatuto Social, ao Código de Ética e Conduta, à Política do Canal de Denúncias, às normas de proteção de dados pessoais, aos regulamentos internos e aos demais instrumentos normativos da cooperativa.

A cooperativa manterá esta Política permanentemente disponível para consulta pelos cooperados, dirigentes, conselheiros, colaboradores, prestadores de serviços e demais pessoas abrangidas por sua aplicação, podendo disponibilizá-la por meios físicos, eletrônicos ou por outras formas de comunicação institucional.

Esta Política poderá ser revisada e atualizada sempre que necessário, em razão de alterações legislativas, regulamentares, institucionais ou operacionais, bem como em decorrência da evolução das práticas de governança, gestão de riscos e compliance, mediante aprovação pelos órgãos competentes da cooperativa.

As dúvidas relacionadas à interpretação ou aplicação desta Política deverão ser encaminhadas à administração da cooperativa ou ao responsável pela gestão do Programa de Compliance, para análise e orientação, observadas as normas internas e a legislação aplicável.

A observância desta Política representa compromisso institucional com a ética, a integridade, a transparência, a responsabilidade e a melhoria contínua, contribuindo para o fortalecimento da governança, da segurança assistencial, da confiança dos pacientes, clientes, parceiros e da sociedade na atuação da cooperativa.

Esta Política entra em vigor na data de sua aprovação pelo órgão competente da cooperativa, revogadas as disposições internas em contrário.